Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға (бұдан әрі – компания) құрылтайшыларына, олардың қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне мүмкіндік береді.

Ең алдымен ішкі нормативтік актілерге қатысты ұғымдарды нақтылап алайық.

Компанияның ұйымдық құрылымы деген ұғымға келсек, бұл сол компанияны дербес заңды тұлға ретінде ұстап тұрған барлық бөлімшелердің, сондай-ақ филиалдар мен өкілдіктердің жиынтығы және олардың иерархиялық сипаты (тік бағыныстылық және көлденең өзара байланыс) болып табылады. Құрылымдық бөлімшелердің атаулары иерархия (бағыныстылық) бойынша (басшылық, негізгі қызмет орындары, көмекші қызмет орындары, қызмет көрсету салалары т.б.) немесе топтарға бөлініп көрсетіледі.

Компанияның штат мөлшері немесе компания штаты дегеніміз – компаниядағы жалдамалы қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және сандық мөлшері. Тізбеде құрылымдық бөлімшелер (ұйымдық құрылымдар) бойынша лауазымдық жалақылар (таривтік ставкалар), қосымшалар мен сыйақылар (пайыздық мөлшері немесе жалпы сомасы) немесе еңбекке ақы төлеудің өзге де жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі. Ұйымдық құрылым сипаты жазылып, штаттық кесте берілген құжат мәтіні, әдетте, кесте формасында жасалады. Штат кестесіне енген лауазым атаулары (штат бірліктері) жұмыс және жұмысшы кәсібі туралы Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығында, Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің 2002 жылғы 22 қарашадағы № 273 бұйрығымен бекітілген Басшылар, мамандар және өзге де қызметтік лауазымдар біліктілік анықтамалығында көрсетілген атаулармен сай келуі керек. Таңдап алынған кандидаттарды белгілі бір лауазымға тағайындау кезінде Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрінің 2005 жылғы 27 қаңтардағы № 43 бұйрығымен бекітілген Техникалық және қызмет көрсету кәсіптері (мамандықтары) бойынша кәсіби дайындық пен біліктілік дәрежесін куәландыру ережелерін басшылыққа алу қажет.

Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат саны негізгі ұйымдық-құқықтық құжаттар қатарына жатады. Оларды міндетті түрде мемлекеттің өкілетті органы немесе компанияның өзі бекітіп, елтаңбалы мөрмен куәландыруы тиіс. Аталған нормативтік актілерді бекіту «БЕКІТІЛДІ» немесе «БЕКІТЕМІН» деген гриф қою арқылы немесе бұйрық (қаулы,өкім т.б.) шығару арқылы жүзеге асырылады.

Мемлекеттік кәсіпорындарды және жарғылық капиталы толықтай немесе едәуір бөлігі мемлекеттікі болатын компанияларды құру кезінде бұл мәселе бұрын әзірленіп қойылған тұрпатты ұйымдық құрылымдар (бұлар, әдетте, министрліктер (комитеттер, агенттіктер) туралы ережелерге қосымша ретінде тіркеледі) мен штат санының белгіленген лимиттері негізінде шешіледі. Мәселен, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 21 қыркүйектегі «Штат санының лимиттерін бекіту туралы» № 1433 қаулысымен 2000 жылғы 1 қаңтардан бастап республика министрліктерінің, агенттіктері мен ведомстволарының, сондай-ақ олардың аумақтық органдарының штат санына байланысты лимиттері бекітілді. Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2000 жылғы 28 желтоқсандағы «Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің территориялық органдарын құру туралы» № 1920 қаулысымен олардың штат саны жөніндегі жалпы лимиті 520 бірлік мөлшерінде болып белгіленді.

Қазақстан Республикасы Табиғи монополияларды реттеу жөніндегі агенттік төрағасының 2006 жылғы 4 тамыздағы № 188-ОД бұйрығымен (Әділет министрлігінде 2006 жылғы 6 қазанда тіркелген, № 4375) Табиғи монополиялар субъектілері қызметкерлерінің жалпы мөлшері нормативтерін бекіту туралы ережелер бекітілді.

Ұйымдық құрылым мен штат санын белгілеу мәселелерінің шешімі жеке меншік формадағы компанияларда күрделірек. Бұларда ұйымдық құрылыммен тікелей басшының өзі немесе оның тапсырмасы бойынша бухгалтерлердің, кадр қызметкерлерінің, заңгерлер мен экономистердің шұғылдануына тура келеді. Тәжірибе көрсетіп отырғандай, ұйымдық құрылым мен қызметкерлер саны көбіне-көп стихиялы түрде белгіленеді. Диагностикалық жұмыстар (басқару қызметіне талдау жасау) жүргізілмейді. Жалпы, диагностикалық талдау дегеніміз не? Ол қандай кезеңдерден тұрады? Енді осыған келейік.

Бұл үшін алдымен мынаны білу керек: Ұлттық статистика агенттігі төрағасының 1996 жылғы 19 желтоқсандағы № 50 бұйрығымен бекітілген Жалданып жұмыс істеушілер қатары мен жалақыларының статистикасы туралы нұсқаулыққа сәйкес жалданбалы қызметкерлер қатары екі топқа бөлінеді: жұмысшылар мен қызметкерлер. Қызметкерлер тобы мынадай санаттардан тұрады: басшылар, мамандар және қызметкерлер қатарына жататын өзге де санаттар (құжаттама әзірлеу мен ресімдеу ісін, есепке алу мен бақылау жұмыстарын жүзеге асырушылар, шаруашылық саласы бойынша қызмет етушілер). Атқаратын функциялары көп салалы болып келетін бірқатар компаниялардың мамандарын негізгі жұмыс қызметкерлері және негізгі емес (қызмет көрсетуші, көмекші) жұмыс қызметкерлері деп бөлуге болады. Басшылар қатарына басшылық лауазымға ие қызметкерлер және компания мен оның құрылымдық бөлімшелері басшыларының орынбасарлары енеді.

Өзге нормативтік құқықтық актілерде жалданбалы қызметкерлер өндірістік қызметкерлер, әкімшілік қызметкерлері және қызмет көрсету саласы мен шаруашылық саласының қызметкерлері болып бөлінеді.

Компанияның ұйымдық құрылымы, жоғарыда аталғандай, оның құрылымдық бөлімшелері мен қызмет орындарының (департаменттердің, басқармалардың, бөлімдердің, бөлімшелер мен топтардың, сондай-ақ компания филиалдары мен өкілдіктерінің) тізбесі,  штаттық қызметкерлер санын құрайтын жұмыскерлердің жалпы жиынтық мөлшері болып табылады.

Компания ұйымдық құрылымының мынадай түрлері бар:

1. Линиялық ұйымдық құрылым – басқару аппараты тек өзара бір-біріне бағынышты бөлімшелердің иерархиялық сатылы бағыныстылығы түрінде құрылады.

2. Штабтық ұйымдық құрылым – жүйе басшылары жетекшілік ететін арнаулы бөлімшелерге ие. Бұл бөлімшелер басшыларының басқару шешімдерін қабылдауға және қандай да бір төменгі тұрған бөлімшелерге немесе орындаушыларға нұсқау беруге құқы жоқ, олар тек жүйе менеджеріне жекелеген басқару функцияларын орындауда штаттағы белгілі бір мамандар күшімен көмек көрсетеді.

3. Функционалдық ұйымдық құрылым – басқарудың барлық деңгейінде белгілі бір функциялар көлемін атқару үшін арнаулы бөлімшелер құруды талап етеді.

Әрбір құрылымдық бөлімшеге қажетті лауазымдар қатары мен олардың тізбесі атқарылатын жұмыстың (көрсетілетін қызметтің) маңыздылығына  және көлеміне байланысты белгіленіп, арнаулы ұйымдық-құқықтық құжат – штат кестесі арқылы ресімделеді. Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат кестесі, әдетте, біртұтас құжат ретінде тиісті өкімдік құжатпен (ЖШС қатысушыларының немесе АҚ акционерлерінің жалпы жиналысы шешімдерімен, бірінші басшының бұйрығымен т.б.) бекітіледі. Штат кестесін бекітуші орган туралы жазба және бекіту күні құжаттың бірінші (титулдық) парағына түсіріледі.

Тәжірибе көрсетіп отырғандай, жаңадан құрылған шағын және орта кәсіпкерлік субьектілердің бірінші басшылары мен ұйымдық құрылымын жасаушылары олардың құрылтайшылары немесе соларға жақын адамдар болып келеді.

Мұндай компаниялардың ұйымдық құрылымдары қалай қалыптастырылуы тиіс? Ұйымдық құрылымды жасаушылар бірінші кезекте мынадай сұрақтарға жауап алуы қажет:

1. Компания қызметтің қанша түрін жүзеге асырмақ, яғни бизнестің бір ғана түрімен шұғылдана ма (мәселен, құрылыс материалдарын жеткізу) әлде бірнеше түрін қамти ма? (Айталық, әрқилы тауар түрлерін жеткізу, делдалдық қызмет, консультациялық қызмет көрсету т.б.).

2. Бұл бизнесте жұмыс жүргізіп жатқан бәсекелестер бар ма және олар қаншалықты мықты?

3. Компания шектеулі тауар нарығында (аудандық, қалалық, облыстық) жұмыс істей ме әлде республикалық және сыртқы нарыққа шығуды жоспарлай ма?

4. Компания құрылтайшыларының қаржылық мүмкіндіктері қандай: өзінің жеке қомақты ақшалай қаржысы немесе материалдық базасы бар ма, әлде тек жарғылық капитал ғана ма?

5. Жалданбалы қызметкерлер жұмысын қалыптастыру перспективасы қандай, әсіресе компания құрылтайшысы белгілеген міндеттерді нәтижелі орындауға қабілетті менеджерлер басқарушыларын тағайындауға штаттық мүмкіндік бар ма?

6. Компанияның жарғылық қызметін жүзеге асыру үшін қандай да бір мемлекеттік лицензиялар, рұқсатнамалар алу немесе мемлекеттік билік органдарының арнаулы актілер қабылдауы қажет пе?

Осы жоғарыда берілген сұрақтарға (бірқатар жағдайларда сұрақтардың тізбесі мұнан әлдеқайда көп болуы да мүмкін) жауап алғаннан кейін штат кестесін әзірлеу жұмыстарына кірісуге болады.

ЖШС-лар үшін тұрпатты пирамидалық ұйымдық құрылым ретінде мынаны ұсынуға болады:

1. ЖШС директоры. Көп салалы қызметпен шұғылданатын серіктестіктерде бірнеше директор болуы мүмкін (экономика және қаржы, өндіріс, шаруашылық т.б. мәселелер бойынша). Бұл жағдайда бас директор лауазымын  енгізу ретті болмақ.

2. Директордың (бас директордың) бірінші орынбасары. Штат кестесінде бірнеше салалық орынбасарлар болған кезде бірінші орынбасар лауазымын енгізу міндетті. Өйткені директор (бас директор) ұзақ уақыт өз орнында болмаған жағдайда оның қызметтік статусы бірдей орынбасарлары арасында түсініспеушіліктер туындауы мүмкін.

3. Бас бухгалтер. Штатқа бұл лауазымды енгізген кезде компания басшысы Қазақстан Республикасының «Бухгалтерлік есепке алу мен қаржылық есеп беру туралы» Заңына, оның 7-бабы 5-тармағына сәйкес есеп жүргізу жұмыстарының көлеміне байланысты мынадай міндеттерді айқындауы тиіс:

1) құрылымдық бөлімше ретінде бас бухгалтер басқаратын  бухгалтерлік қызмет орнын тағайындау;

2) штатқа бас бухгалтер лауазымын ендіру;

3) бухгалтерлік есеп жүргізу ісін мамандандырылған бухгалтерлік ұйымға немесе бухгалтер-маманға келісім-шарт негізінде тапсыру;

4) бухгалтерлік есепті жеке өзі жүргізу.

4. Заң қызметі (заң кеңесшісі немесе заң бөлімі).

5. Кадрлар қызметі (кадрлар бөлімі немесе персоналдар бойынша менеджер).

6. Өндірістік бөлім.

7. Жоспарлау-экономика бөлімі.

8. Маркетинг және өткізу (логистика және жарнама) бөлімі.

9. Шаруашылық қызметі (жүргізуші, үй сыпырушы, күзетші).

         Әрине, бұл ұсынылып отырған ұйымдық құрылымды бірден-бір жақсы құрылым деп айтуға болмайды, ол өзге де қызмет орындарымен толықтырылуы мүмкін. Ұйымдық құрылымдарды жасағанда бақылаушы қызмет орнын енгізу де жиі ұсынылады. Ең бастысы, жасалған құрылым қазіргі нарықтық экономика талаптарына сай келуі керек, жақсы басқарылып, экономикалық табыс әкелетіндей болуы тиіс.

Ұйымдық құрылым мен штат кестесі әдетте қандай да бір нақты күнге байланысты: компания қызметінің басталған күніне, жыл басына немесе ұйымдық сипаттағы жәйттерге (мәселен, қайта ұйымдастыру) сәйкес бекітіледі. Компанияның өкілетті орган шешімімен бекітілген штат кестесінде қызметкерлердің фамилиялары әдетте көрсетілмейді. Өйткені вакансиялық орын толыққан кезде штаттық кестеде көрсетілген әрбір нақты лауазым бойынша қабылданған әрбір тұлғаға бұйрық шығарылып, олармен жеке еңбек шарттары жасалады.

Штат кестесінде бұрын болып келген лауазымдарды қысқарту немесе оған жаңа лауазымдар ендіру кезінде «Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат кестесіне өзгерістер енгізу туралы» бұйрық шығарылып, онда өзгерту себептері жазылады және қысқартылатын немесе жаңадан ендірілетін лауазымдар тізіп көрсетіледі.

Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат кестесін жасау және өзгерту жұмыстарын регламенттейтін нормативтік құжаттар кадрлар қызметінде және мемлекеттік мұрағаттардың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдарда тұрақты, ал басқа жерлерде – 10 жыл уақыт сақталады.

Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат мөлшері түптеп келгенде үлкен кәсіби стажы бар қызметкерлердің тәжірибесі мен кәсіби шеберлігі жас мамандардың қуат-жігерімен, кәсіпкерлік қызметті ұйымдастыруға деген жаңа көзқарастармен ұштасуы тиіс.

Сонымен, штаттық кесте ұйым бөлімшелеріндегі қызметкерлердің сандық және сапалық құрамын, сондай-ақ олардың атқаратын қызметтеріне сәйкес белгіленген айлық еңбекақыларының мөлшерін белгілейтін ұйымдық-құқықтық құжатты білдіреді.

Штаттық кестенің құрылымы сол ұйымның құрылымын айнытпай қайталайды. Құрылымдық бөлімшелердің, лауазымдардың атауын кәсіпорын басшысы анықтайды. Ол көп жағдайда мынадай тәртіпті ұстанады: бірінші кезекте кәсіпорынның басшылық құрамы, содан кейін өндірістік бөлімшелер, қосалқы және қызмет көрсетуші құрылымдар айқындалады.

Штаттық кестеге кәсіпорын басшысының орынбасары қол қояды, бухгалтер бұрыштама соғады, ал басшы бекітеді. Бекітемін деген белгісі бар жерде кәсіпорынның жалпы штаттық саны және айлық еңбекақы қоры көрсетіледі. Белгі (гриф) мөрмен расталады.