Кез келген ұйымның күнделікті қызмет барысында түрлі құжаттар түзіледі. Олар: бұйрықтар, келісім-шарттар, бағдарламалар, жоспарлар, жұмсалатын қаржы сметасы, есеп берулер және т.б. Мұнымен қоса әрқилы іскерлік байланыстар бойынша өзге ұйымдардан да құжаттар келіп түсіп жатады. Уақыт өткен сайын олардың қатары көбейіп, көлемі ұлғая беретіндіктен қажетті құжаттарды іздеп табу ісі де күрделене түседі. Тіпті бірте-бірте ол проблемаға айналады.

Құжат ұйымда түзіліп немесе бір жақтан келіп түскеннен кейін, бұл фактіні тіркеуге алу қажеттігі туады. Өйткені тіркеу осындай құжаттың бар екендігін немесе болғандығын дәлелдеу үшін керек. Бұл операция құжат жайлы тиісті мәліметтерді жазу және оған тіркеу нөмірін беру арқылы жүзеге асырылады. Құжаттың тіркеуге алынуын қамтамасыз ететін жұмыс техникасы классификациялау және индекстеу процестерін қамтиды. Классификациялау мен индекстеу құжаттарды тиісінше салаларға бөліп, топтастыруға және маңыздыларын айқындауға мүмкіндік береді. Бұл және барлық құжат кешенінің логикалық құрылымдарын өзіндік ерекшеліктеріне қарай реттеуге, анықтамаларды дұрыс пайдалануға көмек береді.

Ұйымда жасалған және сырттан алынған құжаттардың құндылықтары біркелкі болмайды. Бір құжаттар бар, тұрақты түрде және ұзақ уақыт қолданыстан түспейді, енді бір құжаттар бар, аз ғана уақыт қолданылғаннан кейін қажеттілігі біртіндеп азая бастайды. Яғни қысқа ғана уақыт пайдаланылады. Егер құжаттарға уақтылы сараптама жүргізіліп, құндылығы аз ақпараттарды жоюға бөліп отырмаса, онда ұйымда көп ұзамай қосымша қаржылық және материалдық шығындарды қажет ететін үлкен мұрағаттық материалдар жиналып қалады. Бірақ қолда құжаттарды іріктеу ісін жүргізуге негіз болатын нормативтік құжаттар болуға тиіс. Өйткені құжаттарды заңсыз түрде жою – қылмыс. Ең соңында ұйым жұмыс барысында түзілген құжаттар мен істердің жоғалып кетпеуі үшін олардың тиісті есебін жүргізіп отыруы қажет.

Бұның барлығы да жоғарыда аталған проблемаларды болдырмас үшін әмбебап нормативтік құжат қажет екенін аңғартады. Міне, осы құжаттың аты істер номенклатурасы деп аталады. Қазақстан Республикасының СТ 1037-2001 « Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» деп аталатын Мемлекеттік стандартында былай деп көрсетілген: «Істер номенклатурасы: ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетіліп, белгіленген тәртіпте ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі». Істер номенклатурасы істердің классификациялануын, индекстелуін, жүйеленуін және сақталу мерзімдерін ресми бекітеді, сондай-ақ ол алғашқы есепке алу құжаты болып табылады.

Құжаттардың ақпараттық мәні оларды бірнеше топқа бөлуге мүмкіндік береді. Бүкіл ұйымның, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелердің негізгі қызметін көрсететін ақпараттары бар құжаттар (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, өндіріс, маркетинг, бақылау және т.б.) неғұрлым бағалы құжаттар болып есептеледі.

Тағы бір құжаттар бар, олар көмекші, қосалқы сипатта болып келеді. Бұл топтағы құжаттардың басым көпшілігі оперативтік, бухгалтерлік есеп беру және есеп-қисап, өндірістің, құрылыстың, жөндеу жұмыстарының, жабдықтаудың екінші дәрежелі мәселелері, әкімшілік-шаруашылық істеріне қатысты кейбір мәселелер қамтылған құжаттар. Бұлар уақытша анықтамалық мәнге ие.

Жеке құрам бойынша құжаттар өз алдына дербес бір топты құрайды. Олар қызметкерлер мен сырт мекемелердің қызмет фактілерін, жұмыс стажын, еңбекақы мөлшерін, зейнетақы көлемін, оқу орындарына қатыстылықты т.б. куәландыру туралы жеке сұраныстарын орындау үшін қажет. Бұл құжаттардың қамтитын уақыты шамамен бір ұрпақтың өмірі ұзақтығымен пара-пар болады.

Құжаттар орындалғаннан кейін іске топтастырылады (тігіледі).

Іс – мекеме қызметінің белгілі бір мәселесіне арналған және тиісті тақырыбы бар жеке мұқабалы папкаға тігілген құжаттардың жиынтығы (мысалы, басқаруға, жоспарлауға, қызмет көрсетуге, жабдықтауға, кадрға, өткізуге және т.б. жататын құжаттар).

Құжаттарды кейіннен істен жылдам тауып алу және оларды басқару мақсаты үшін тез пайдалану үшін істердің болжамды тақырыптарының тізімі жасалады. Ол іс номенклатурасы деп аталады. Іс номенклатурасы іс қағаздарын жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінде жазылған ережеге сәйкес жасалады. Нәтижесінде, құжаттар орындалғаннан кейін ол үшін алдын-ала номенклатурада көзделген іске тігіледі.

Іс номенклатурасының екі түрі бар – типтік номенклатура және нақты іс номенклатурасы.

Типтік іс номенклатурасы қызметі біртектес мекемелер үшін іс атауларының тізімін белгілейді. Типтік номенклатураларды ведомостволар көп жылдық құжат ағынын талдау негізінде өзіне қарасты ведомостволар үшін жасайды. Мысалы, Білім министрлігі ЖОО-на типтік номенклатуралар жасап, жібереді. Типтік іс номенклатурасы нақты іс номенклатурасын жасау үшін ақпараттар көзі болып табылады.

Нақты іс номенклатурасы нақты бір кәсіпорынның немесе мекеменің іскерлік қызметінің нәтижесінде пайда болатын іс атауларының тізімі.

Нақты іс номенклатурасын жасаумен кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметі айналысады. Номенклатура:

- қызмет барысында құралған құжаттарды зерттеу негізінде;

- мекеме қарайтын ведомостводағы типтік номенклатурада ұсынылған бөлімдер негізінде жасалады.

Алдымен құрылымдық бөлімшелердің номенклатурасы жасалады, мұнда істің атаулары ғана тізілмейді, сонымен бірге оларды мұрағатта сақтау мерзімі де белгіленеді, содан кейін кәсіпорын кеңсесінің басшысы жиынтық іс номенклатурасын жасайды. Мекеменің жиынтық іс номенклатурасы бекітілгеннен кейін бұл құжат кәсіпорынның барлық бөлімшесіне жіберіледі де орындауға міндетті құжатқа жатады. Іс номенклатурасынан тыс іс жүргізуге жол берілмейді.

Жоғары оқу орындары үшін типтік номенклатураның үлгісі қосымшада келтірілген.

Бір іске тақырыптарына сәйкес бір түрлі құжаттар тігіледі, мысалы:

● мекеменің негізгі қызмет бойынша бұйрықтары;

● мекеменің әкімшілік-шаруашылық қызметі туралы бұйрықтары;

● бір іске әртүрлі құжаттар тігілуі де мүмкін, мысалы,

● актілер, іс қағаздарының жай-күйін тексеру анықтамалары және іс қағаздарын ұйымдастыру жөнінде жазысқан хаттар немесе

● сот органдарына және милицияға қылмыстық және азаматтық істер бойынша берілетін актілер, баяндау жазбалар, анықтамалар, мінездемелер, т.б.

Құжаттардың негізгі үш тобын айқындай отырып, енді оларды классификациялау мәселесіне көшейік. Құжаттарды классификациялау дегеніміз – бұл оларды ұқсастықтары мен айырмашылық белгілеріне қарай бөлу деген сөз. Классификациялау жұмысы істерді (файлдарды) топтау үшін жүргізіледі. Топтау – құжаттарды іздеп табуды жеңілдету, олардың сәйкестендірілуін қамтамасыз ету, маңыздылық деңгейін белгілеу және осы негізде сақтау мерзімін айқындау, сондай-ақ құжаттың қол жеткізілуі мен ақпаратының қауіпсізділігі статусын тіркеу үшін қажет. Классификациялау ісі жалпыдан жекеге қарай жүргізіледі. Бұл жұмыс құжаттардың жалпы кешеніне тән негізгі ерекшеліктері бойынша бөлуден басталып, жекелеген, ең ұсақ топтарға тән белгілерге қарай бөлумен аяқталады.

Классификациялаудың бірнеше негізгі белгілерін бөліп атауға болады.

Құрылымдық белгі – бұл құжаттардың құрылымдық бөлімшелерге қатыстылығы тұрғысынан топтау кезінде пайдаланылады. Мәселен, «басшылық», «жоспарлау-қаржы бөлімі», «маркетинг бөлімі», «кадрлар жұмысы бөлімі». Құрылымдар негізі ретінде ұйымның штаттық кестесін алуға болады.

Егер ұйымда құрылымдық бөліну жоқ болса, онда салалық, функционалдық, тақырыптық немесе пәндік-мәселелік белгілер қолданылады. Яғни істер қызмет бағыттары мен функциялары бойынша, тақырыптар немесе құжаттар қамтитын мәселелер бойынша топтастырылады.

Істерді топтастырудың номиналдық (түрлік) белгісі құжаттардың қандай түрге жататындығына қарай топтастырылған кезде қолданылады. Көптеген функциялар мен қызмет бағыттары қатаң түрде белгіленген құжат түрлері бойынша құжаттау арқылы ресімделеді. Бұлар: жарғылар, ережелер, қаулылар, бұйрықтар, өкімдер,хаттамалар, стенограммалар, штат кестелері, жоспарлар, есеп берулер, ақпараттар, қызмет бабындағы хаттар т.б.

Классификациялаудың авторлық белгісі істерді бір авторға – ұйымға, заңды немесе жеке тұлғаға қатыстылығы тұрғысынан топтастырған кезде пайдаланылады.

Классификациялаудың корреспонденттік белгісі істерді қызмет бабы бойынша қатынас хаттар, қатынас қағаздар алмасатын ұйымдардың немесе тұлғалардың аттарына орай топтастыру кезінде қолданылады.

Географиялық белгі арқылы істерді авторлармен, ақпараттың немесе құжаттың мазмұнымен байланысты белгілі бір территориялар бойынша топтастырады.

Хронологиялық белгі – істерді уақыт кезеңдеріне сәйкес топтастырады. Мәселен, жылдық жұмыс жоспары, тоқсандық жұмыс жоспары, айлық жұмыс жоспары.

Кейде істерді топтастыру кезінде өзге де белгілер: құжаттардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі, құжаттардың әзірленген тілі (шет тілдер) пайдаланылуы мүмкін. Бұл белгілер жоғарыда аталған белгілерден гөрі едәуір сирек қолданылады.

Классификациялаудың негізгі принциптерін анықтап алғаннан кейін, істер номенклатурасының өзін жасауға кірісеміз. Істердің жиынтық номенклатурасы құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі тарапынан немесе осы міндет ресми түрде жүктелген лауазымды тұлға тарапынан әзірленеді. Ұйым басшысы әрбір құрылымдық бөлімшеге өкімдік құжат арқылы шартты белгі (цифрлық, әріптік немесе әрі цифрық әрі әріптік аралас белгі) тағайындайды. Мәселен, 01 – басшылық, 02 – жалпы бөлім, 03 – жоспарлау-экономика бөлімі т.б. Әрбір іске де осылайша олардың индекстері белгіленеді. Индекстер істердің және құрылымдық бөлімшелердің реттік нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05. Істердің индекстері мекеменің іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды ұйымдастыру жүйесін бекітеді.

Номенклатураға құжатталатын бүкіл жұмыс бағыттарына тән істердің аттары ендіріледі. Бұған ақпараттық-анықтамалық картотекалар, тіркеу картотекалары мен бақылау картотекалары да қамтылады. Жыл бойы шешілмеген мәселелерге байланысты істердің тақырыптары ауыспалы сипатқа ие болады да, ол сол индекспен келесі жылдың істер номенклатурасына ендіріледі. Номенклатураға баспа басылымдарының тақырыптары ендірілмейді.

Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі тақырып әзірлеу болып табылады. Тақырыпта іске енген құжаттардың құрамы мен мазмұны қысқа да нұсқа сипатталуы керек. «Әр түрлі құжаттар», «кіріс құжаттары», «қызмет бабындағы қатынас қағаздары» деген сияқты нақтылығы жоқ жалпылама тақырыптар қоюға болмайды. Өйткені мұндай атаулардан кейін істердің сақталу мерзімдерін айқындау мүмкін болмай қалады.

Істердің тақырыптарын жеке карточкаларға жазған ыңғайлы, өйткені олар жүйелеуге, редакциялауға және мұнан кейін номенклатураға енгізуге қолайлы. Тақырыпта ең алдымен құжаттың түрі: бұйрық па, хаттама ма немесе қызмет бабындағы қатынас қағазы ма, сол көрсетіледі. Мұнан соң – автор (ұйым атауы) және істің жалпы мазмұны (тақырып), корреспондент жазылады. Бірқатар жағдайларда айрықша маңызды құжаттары бар істер үшін тақырыптан кейін олардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі туралы мәлімет беріледі.

Мәселен, «Арқау» акционерлік қоғамының жұмыс жоспары. Көшірме» немесе «Арқау» акционерлік қоғамының негізгі қызметі бойынша бұйрықтар. Түпнұсқалары».

Жеке істердің және басқа да бір ғана тақырыпқа және бір ғана нақты мәселеге байланысты құжаттарды қамтитын істерге қойылатын тақырыпқа «іс» (дело) деген термин қоса қолданылады.

Бір ғана мәселе бойынша түзілген, бірақ іс қағаздарын жүргізуге байланысты бірнеше мәселелерге қатысты құжаттар жиынтығын қамтитын істердің тақырыбына «құжаттар» термині қосылады, тақырып астынан тік жақшаға алынып, олардың негізгі түрлері көрсетіледі. Мәселен, «Қызмет көрсету түрлері мен материалдарды мемлекеттік алдын-ала сатып алу бойынша ашық конкурс ұйымдастыру және оны өткізу жөніндегі құжаттар (хаттамалар, конкурстық тапсырыстар, анықтамалар, қатынас қағаздары).

«Құжаттар» термині қандай да бір іске қосымша тіркелген құжаттары бар істердің тақырыптарында да қолданылады. Мысалы, «Арқау» акционерлік қоғамы басқармасының мәжіліс хаттамасына қосымша құжаттар».

Әр түрлі бағытта жұмыс жүргізуші ұйымдармен жазысқан қатынас қағаздарынан тұратын істердің тақырыптары жалпылама көрсетіледі. Мәселен, «Жабдықтар жеткізу жөнінде акционерлік қоғамдармен жазысқан қатынас қағаздары». Егер қатынас қағаздары бір ғана корреспондент арқылы жүргізілген болса, ол тақырыпта нақты көрсетіледі.

Істер номенклатурасын жасауда жиі орын алатын қателерге тоқталып өту лазым.

Ең негізгі талап – тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын істерді өз алдарына жеке-жеке топтау. Бұл құжаттар құндылығына сараптама жасауды, сақтауға немесе жоюға іріктеуді едәуір жеңілдетеді. Істер номенклатурасын жобалау кезінде жылдық, тоқсандық және айлық жұмыс жоспарларын қамтитын істердің тақырыптарын өз алдарына жеке-жеке қарастыру керек. Оперативті есеп берулер жайы жылдық жұмыс жоспарының жағдайымен сәйкес. Бұйрықтарды бірнеше іс тақырыптарына бөлу керек: негізгі қызмет бойынша; іссапарлар бойынша; әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойынша; жеке құрам бойынша. Өйткені бұлардың сақталу мерзімдері әртүрлі. Бұйрықтардың шығуына негіз болған баяндау хаттар, түсініктемелік хаттар, өтініштер мен өзге де құжаттар үшін жеке-жеке тақырыптар беру қажет.

Іс тақырыптарын әзірлеп болған соң, енді оларды номенклатураға жүйелеп енгізуді бастаймыз. Дұрыс әзірленген схема тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын істердің тізбелерін де дұрыс әзірлеуге көмектеседі. Егер ұйымда құрылым анық болмаса, істер құрылымдық бөлімшелер бойынша немесе қызмет бағыттары бойынша орналастырылады. Тақырыптарды тараулар ішіне орналастыру тәртібі құжаттардың маңыздылығына және олардың бір-бірімен өзара байланыстылығына қарай реттеледі. Ең алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттар: жарғылар немесе ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар орналасады; мұнан соң жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік құжаттары келеді; бұдан кейін – сол ұйымның өз бұйрықтары мен кеңесші органдар хаттамалары салынады. Өкімдік құжаттардың жобалары және оны әзірлеуге қатысты басқа да құжаттар, бұйрықтарға негіз болатын құжаттар тиісінше негізгі істерден кейін орналасады. Мұнан әрі жоспар бағытындағы құжаттар мынадай кезекпен орналасады: даму тұжырымдамасы; перспективалық (ұзақ жылдарға арналған); жылдық, тоқсандық және оперативті құжаттар. Осы схемаға сәйкес бұлардан кейін есеп беру құжаттары салынған істердің тақырыптары тұрады. Есеп беру құжаттарынан соң тақырыбында «құжаттар» деген термині бар, қызметтің әртүрлі мәселелерін қамтитын істер келеді. Сонан кейін ақпараттық-анықтамалық құжаттар: жоғарғы мекемелерге бағытталған анықтамалар мен ақпараттар; қызмет бабындағы қатынас қағаздары, ведомствоға қарасты ұйымдармен және өзге де ұйымдармен жазысқан қатынас хаттар салынған істердің тақырыптары қойылады. Соңында тіркеу-есепке алу формалары (журналдар, картотекалар) бір бөлім ретінде беріледі. Бухгалтерлік құжаттарды жүйелеу схемасы мұнан бұрынғы нөмірде берілгендіктен, оны қайталап жатпаймыз.

Істер номенклатурасын жасаудың келесі кезеңі – құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау. Сақтау мерзімін анықтау ең маңызды жұмыс түрлерінің бірі. Құжат сақталуы мен сақтау мерзімі өткен құжаттарды жоюдың заңдылығы осы «анықтауға» тікелей байланысты. Сақтау мерзімін анықтау үшін бірнеше нормативтік құжаттар қажет болады. Бұлар: Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және спорт министрлігі 2005 жылы 18 шілдеде № 202 бұйрығымен бекіткен «Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзілетін тұрпатты құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген тізбесі», сондай-ақ, 2000 жылы қолданысқа енген «Мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілетін жеке құрам бойынша құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген үлгі тізбесі».

Тұрпатты тізбелер бөлімдеріндегі құжаттар қызметтің функционалдық бағыттары бойынша логикалық өзара байланысына қарай орналасады. Кейбір жағдайларда Тізбе баптарында құжаттардың нақты түрлері аталмайды, бірақ бір мәселе бойынша сақталу мерзімі бірдей түрлі құжаттарды біріктіреді. Тұрпатты тізбеде құжаттың бір түріне әр түрлі сақтау мерзімдері белгіленген екі бағана бар. Бұл құжаттарын тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыратын және құжаттарын өздерінде сақтайтын ұйымдарға арналған.

Істер номенклатурасын жасауда «Сараптау-тексеру комиссиясы», сондай-ақ «Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша», «Ревизия аяқталған жағдайда ғана» деген белгілері бар істерге айрықша назар аудару қажет болады. «Сараптау-тексеру комиссиясы» деген белгі бұл істе құнды құжаттар болуы мүмкін екендігінен хабар береді. Сондықтан оларды сақтауға тапсырарда немесе жоятын кезде соңғы шешім құжаттарды зерттеп барып және ұйымның сараптау комиссиясымен, қажет болған жағдайда жергілікті мұраған органының сараптау-тексеру комиссиясымен де келісе отырып қабылданады.

«Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша» белгілері құжаттардың практикалық мәні уақыт жағынан шектеулі екендігін білдіреді. Ескерту (4-бағана) түсініктеме береді және сақтау мерзімі мен орынын анықтайды. Мәселен, «Ревизия аяқталған жағдайда ғана» белгісі бұл талаптың міндетті түрде орындалу қажеттігін білдіреді; «Келісім-шарт мерзімі өткен соң», «Бекітілгеннен кейін» белгілері сақталу мерзімі осы көрсетілген жағдайлардан бастап есептелетінін білдіреді.

Ресми тізбелер бойынша белгіленген сақтау мерзімін азайтуға жол берілмейді. Бірақ, жұмыстың өзіндік ерекшеліктеріне байланысты қажеттілікке орай сақтау мерзімін көбейтуге рұқсат етіледі. Іс қағаздарын жүргізу қызметінде сақтау мерзімдері ресми тізбелер арқылы белгіленбеген жаңа құжат түрлері пайда болған кездерде олардың сақталу мерзімдері туралы шешімді жоғарғы ұйымның сараптау комиссиясы немесе ұйымның өз сараптау комиссиясы қабылдайды. Бұл шешімді соңынан мұрағат органының сараптау-тексеру комиссиясы бекітеді.

Осылайша ұйымның уәкілетті бөлімшесі істер номенклатурасын жасап, оған құрылымдық бөлімшелер басшыларының келісімін алады. Мұнан соң жоба ұйымның және жергілікті мұрағат органының сараптау комиссияларына қарауға жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткеннен кейін істер номенклатурасы қолданысқа енеді. Ұйымның қызмет функиялары мен құрылымдары өзгерген жағдайда істер номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Жалпы істер номенклатурасы кем дегенде 5 жылда бір рет қайта жасалып тұруы керек. Жыл сайын қайта басылып, тиісті түзетулер ендірілу арқылы бекітіліп отыруы тиіс.