Мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттар мынадай функцияларды орындауы тиіс.

1. Процестер мен оқиғаларды құжаттау (негізгі функция). Бұл бірінші кезекте, кәсіпорындар мен ұйымдарды құруды және оның өндірістік-шаруашылық қызметін құжаттау.

2. Есептік-бақылау функциясы. Кәсіпорын бірқатар құжаттарды мемлекеттік және жергілікті басқару органдарына ұсынуға, ревизорлардың бақылап тексеруіне көрсетуге міндетті.

3. Сот-құқықтық функциясы. Серіктестермен шаруашылық дауларын шешу кезінде құжаттар төрелік сотта талап-шағымның заңдық күшін растайды, еңбек дауларын қарау кезінде дәлел бола алады.

4. Есепке алу-кадрлық функциясы. Кәсіпорынның жеке құрам бойынша құжаттары қызметкерлердің мәртебесін және оның басшылықпен қарым-қатынасын белгілейді. Олардың қызметте өсуіне, жеке мүмкіндіктері мен қабілетін анықтауда негіз болады. Зейнетке шығу кезінде қызметкердің еңбек өтілін, жалақысының көлемін белгілеуге қызмет етеді.

5. Оқу функциясы. Мекемеге жаңадан қабылданған қызметкерлер мен жас мамандар үшін дайын құжаттар және олардың көшірмелері жаңа құжаттар әзірлеуге және іс қағаздарын жүргізуге үлгі болады.

6. Техникалық жетістіктер мен мәдени құндылықтарға тарихи куәлік беру функциясы. Мекеме мен кәсіпорынның тарихи құндылық болып саналатын немесе өз замананың мәдени ескерткішіне жататын құжаттары мемлекеттік мұрағатқа тапсырылады және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатының жәдігерлеріне айналады.

Мекемелер мен кәсіпорындарда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін дұрыс ұйымдастыру үшін ұйым ішінде құрылымдық бөлімшелер мен мамандардың қызметінде пайдалануы үшін нормативтік-әдістемелік база – ұйымдық, нұсқаулық, әдістемелік сипаттағы құжаттар:

● іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығы;

● басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі туралы ереже;

● қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары;

● ішкі еңбек тәртібі;

● таратылуы шектелген құжаттармен жұмыс жүргізу ережесі және басқа да ішкі нормативтік актілер әзірленіп, бекітіледі.

Шағын кәсіпорындарда іс қағаздарын, әдетте, хатшы-референт, басшының көмекшісі немесе директордың орынбасары жүргізеді. Бұл қызметкерлер алдымен іс қағаздарын жүргізудің жұмыс жоспарын, содан кейін іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты дайындайды.

Іс қағаздарын жүргізудің үлгілік жұмыс жоспары

«Арқау» ЖШС   «Арқау» ЖШС-де іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық

БЕКІТЕМІН   Директор   ___________ Н. Асанов

 

Жұмыстар атауы	Орындалу мерзімі	Жауаптылар
1. Құжаттау
1. Кәсіпорын жұмысына қажетті құжаттардың негізгі түрлерін анықтау. Басы артық және ескірген құжаттарды айналымнан шығару.
2. Құжаттардың негізгі түрлерін ҚР Мемстандарттарына сәйкес жетілдіру
3. Фирмалық бланкілердің нысандарын әзірлеп, бекіту, көбейту
4. Кәсіпорындағы негізгі құжаттар түрлерінің үлгілерін жасау
5. Кәсіпорын қызметкерлерін аталған үлгілерді пайдалана отырып құжаттарды ресімдеу ережелерімен таныстыру
2. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру
1. Іс қағаздарының номенклатурасын жасау
2. Құжаттардың папкаларын бірыңғай нысанда ресімдеу
3. Құжаттарды тіркеу, өткізу және сақтау тәртібін белгілеу
4. Құжаттардың орындалуын бақылаудың бірыңғай тәртібін енгізу
5. Басшының бекітуіне жататын құжаттардың тізбесін жасау
6. Тіркеуге жатпайтын құжаттардың тізбесін жасау
7. Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты жасау
8. Коммерциялық құпия құжаттармен жұмыс жүргізудің бірыңғай ережесін енгізу

 

Директордың орынбасары                     ____________                    Н. Оспанов

 

Мемлекеттік органдар мен ұйымдар іс қағаздарын жүргізу кезінде бірінші кезекте, Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашада қабылданған № 107-II «Әкімшілік рәсімдер туралы» заңы (4-8, 12-14, 16-20-баптар) және 2003 жылы 7 қаңтарда қабылданған № 370-II «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» заңы, Қазақстан Республикасының СТ 1042-2001  «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» атты мемлекеттік стандарты (Астана, 2002. -38 б.), 2003 жылғы 29 сәуірде ҚР Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару комитеті төрағасының № 33 бұйрығымен бекітілген «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері» талаптарын басшылыққа алулары тиіс.

Электрондық негіздегі құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстар 2004 жылғы 17 сәуірде ҚР Үкіметінің № 430 қаулысымен бекітілген «Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережесіне» сәйкес жүзеге асырылады.

Құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыруда кәсіпорында іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық (ереже) ерекше маңызға ие. Мекеменің меншік нысанына, көлеміне, атқаратын қызметінің ерекшеліктеріне орай іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар да әр түрлі болады. Дегенмен олардың барлығына бірдей ортақ сипат ­­­­­– құжаттарды әзірлеуге, іс қағаздарын жүргізуге қойылатын қолданыстағы нормативтік-құқықтық актілер талаптарын ескере отырып, мекемеде құжат айналымы жүйесін ұйымдастырудың тәртібін белгілеу. Сондықтан да біз бұл ретте құрамында көптеген құрылымдық бөлімшелері, филиалдары мен өкілдіктері бар мемлекеттік мекеме үшін әзірленген іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ереженің көлемді әрі толық үлгісін қарастырып көруді жөн көріп отырмыз. Келтіріліп отырған ереженің үлгісі ұйым ішінде құжат айналымы жүйесін ұйымдастырудың қыр-сыры жайында толығырақ мәлімет алуға мүмкіндік береді.

 

Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ереженің үлгісі

____________________ Мекеменің атауы

Қазақстан Республикасының мемлекеттік мекемесінің 2007 жылғы «___» __________ № ___  қаулысымен бекітілген

 

Тіркеу № _____ 

Қазақстан Республикасының

Мемлекеттік мекемесінде іс қағаздарын

жүргізу ережесі 

КЕЛІСІЛДІ:   Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитетінің Орталық сараптау-тексеру комиссиясы 2007 жылғы «___» __________ № ___  хаттама

 Жалпы ережелер

1. Осы іс қағаздарын жүргізу ережесі (бұдан әрі — Ереже) Қазақстан Республикасының мекемесінде  (бұдан әрі – Мекеме) іс жүргізудің бірыңғай жүйесін ішкі құжаттар айналымы процесін автоматтандыруды ескере отырып белгілейді.

2. Осы Ереже:

1) құпия емес сипаттағы құжаттарды қабылдау, дайындау, ресімдеу, тіркеу, өткізу және жөнелту, олардың орындалуын бақылау;

2) қызметтік бланкілерді есепке алу, сақтау және пайдалану;

3) Мекеменің нормативтік басқару құжаттары мен басқа да құжаттарды мемлекеттік тілден орыс тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару;

4) Мекеменің қызметкерлері жұмыстан босатылғанда немесе басқа жұмысқа ауысқанда іс қағаздарын, құжаттарды беру;

5) номенклатуралық іс қағаздарын жасау, құжаттарды іс қағазына жинақтау, құжаттар мен іс қағаздарын мұрағатқа өткізуге әзірлеу, құжаттарды сақтау және мұрағат жұмысы;

6) Мекеменің бөлімшелерінде электронды құжат айналымының шағын жүйесін қолдану тәртібін анықтайды.

3. Ережені Мекеменің орталық аппаратының бөлімшелері, филиалдары, өкілдігі (бұдан әрі – бөлімшелер) және ұйымдары орындауға міндетті.

4. Бөлімшелерде іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру және оның жай-күйі, құжаттарды уақтылы, сапалы орындау және сақтау, сондай-ақ электронды құжат айналымының шағын жүйесін тиімді пайдалану жауапкершілігі Мекеме   бөлімшелерінің басшыларына жүктеледі.

Бөлімшелердің басшылары хат жазысуды қысқарту шараларын қабылдауға, ұйымдастыру техникасы құралдарын, қызметтік бланкілер мен қағаздың дұрыс және тиімді пайдаланылуы мен жұмсалуын қамтамасыз етуге міндетті.

5. Бөлімше қызметкерлері Ереже талаптарының орындалуына, өздеріндегі қызметтік құжаттардың сақталуына  дербес жауап береді. Олардың жоғалғаны туралы бөлімше басшысына және уәкілетті бөлімшеге дереу хабарлайды. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланатын бөлімшелер қызметкерлері шағын жүйені пайдалану жөніндегі техникалық талаптарды сақтауға міндетті.

6. Мекемеде іс жүргізу тіл туралы заңға сәйкес мемлекеттік тілде жүргізіледі.

7. Мекеменің бөлімшелері арасында (ішінде) жедел шешуге болатын және бөлімшелер келісе алатын мәселелер бойынша хат алысуға болмайды.

8. Заңды және жеке тұлғалармен хат алысу — мемлекеттік тілде немесе орыс тілінде, шет елдердің корреспонденттерімен мемлекеттік тілде, орыс тілінде немесе шет тілде жүргізіледі.

Хат қай тілде жазылса, сол тілде жауап қайтарылады (егер бұл белгілі бір себептермен мүмкін болмаса, мемлекеттік тілде жауап қайтарылады).

9. Мемлекеттік билік, басқару және сот-құқық органдарымен, заңды және жеке тұлғалармен, сондай-ақ Мекеме бөлімшелерінің арасында ағымдағы хат жазысудың бәрі қойылған мәселелердің қай бөлімге қандай тұрғыдан қатыстылығына қарай жүргізіледі.

10. Бөлімшеде іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкер (бұдан әрі – бөлімшенің жауапты адамы) бөлімшенің барлық қызметкерлерін Ереженің талаптарымен қолдарын қойғызып таныстыруға міндетті.

11. Құпия құжаттармен жұмыс жүргізу тәртібі Қазақстан Республикасының заңдарына, Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиясын қорғау жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның талаптарына және Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес айқындалады. Таратылуы шектеулі құпия емес мәліметтері және құпия ақпараты бар құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актісімен белгіленеді.

Ережеде қолданылатын негізгі ұғымдар

12. Ережеде мынадай ұғымдар қолданылады:

1) құжат — материал жазбасында белгіленген ақпарат, оны бірегейлендіруге мүмкіндік беретін деректері болады;

2) құжат деректемесі – құжатты ресімдеу құрамы;

3) электронды құжат – мағынасы жағынан мазмұны біріктірілген магнитті жазбадағы деректердің бірізділігі, мұнда қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілердің талаптарына сай келетін рәсімдер сақтала отырып құрылған міндетті деректемелер ретінде қажетті бірегейлендірілген ақпарат және өзі қойған қолдың үйлес нұсқасы болады.

4) хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері мен заңды және/немесе жеке тұлғалар арасында хат жазысудың элементі болып табылатын және міндетті деректемелер: хат жазушы, құжаттың күні, құжаттың тіркеу нөмірі (егер құжат заңды тұлғадан келсе), құжаттың мәтіні, қолы (жеделхаттардан басқасы) болатын құжат. Есеп айырысу-ақша, бухгалтерлік және статистикалық есеп құжаттары хат-хабарлар болып саналмайды.

5) электронды сандық қол қою (бұдан әрі – электронды қол қою) – электронды құжатқа қол қоятын адамның дербес бірегейлендіруі, электронды құжаттың барлық міндетті деректемелерінің дұрыс жасалғанын және олардың мазмұнының өзгермейтінін растау болып табылады. Сонымен бірге электронды қол қою жеке тұлғаның (заңды тұлғаның уәкілетті өкілінің) өзі қойған қолының үйлес нұсқасы болып табылады.

6) құжат айналымы – құжаттардың жасалған кезден немесе келіп түскен кезден бастап орындалу немесе жөнелтуі аяқталғанға дейінгі қозғалысы;

7) электронды құжат айналымы – қазіргі заманға сай компьютер технологияларын, құжаттарды автоматтандырылған түрде өңдеу жүйелерін және құжаттық ақпаратты, деректер базасын басқару жүйелерін, құжаттардың электронды нысандарын, оларды өңдеу ережелерін, бағыттауды, іздеуді, белгіленген рәсімдерге сәйкес қайтадан пайдалануды қолдану негізінде ұйымдастырылған құжат айналымы;

8) пароль — алфавиттік-сандық белгілері жиынтығы, ол пайдаланушының электронды құжат айналымының шағын жүйесінің ресурстарына кіруіне және электронды хабарларға қол қоюына мүмкіндік береді;

9) сәйкестендіру – электронды қол қою бойынша электронды құжаттың авторын анықтау рәсімі;

10) бірегейлендіру — әрбір объектіге жеке бірегейлендіру белгісін беру (атауы, коды, паролі және басқалар);

11) электронды мұрағат – кіру уақытын тиімді ету үшін, іздеу мүмкіндігін кеңейту үшін, сақтау орнына тәуелсіз болмай кіру үшін, пайдаланушылардың көптеп кіруі үшін, қызметкерлерге, материалға және үй-жайларға жұмсалатын шығынды азайту үшін, жазбалардың сенімділігін, кіруді бақылауды жақсарту үшін ұйымдастырылатын электронды құжаттар мұрағаты;

12) электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушы — электронды құжат айналымының шағын жүйесіне кіруге рұқсат етілген Мекеме бөлімшесінің қызметкері;

13) шағын жүйені басқарушы — электронды құжат айналымының шағын жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз етуге жауапты ақпарат технологиясы бөлімшесінің қызметкері;

14) іс қағаздарының номенклатурасы – Мекеменің іс жүргізуде сақталу мерзімі көрсетіліп жасалған іс қағаздары тақырыбының бір жүйеге түсірілген тізбесі;

15) айдар – белгілі бір тақырып бойынша құжаттарды жіктеудің қосымша белгілері;

16) электронды бланкілер, шаблондар, стильдер шаблоны – құжаттарды ресімдеудің корпоративтік стандартын жүзеге асыратын электронды нысан;

17) индекстеу – негізгі деректемелер бойынша ақпаратты ретке келтіру процесі;

18) құжатқа қол қою – уәкілетті лауазымды адамның немесе құжат авторының өзі қойған қолын (электронды қол қоюын) тізу рәсімі;

19) бұрыштама (виза) қою – лауазымды адамның құжаттың мазмұнымен келісетінін немесе келіспейтінін білдіретін қол қою рәсімі;

20) құжаттарды келісу – Мекеме бөлімшелері және/немесе құжаттың авторы болып табылмайтын бөгде ұйымдар құжаттың мазмұнымен келісу жөнінде жүргізетін құжатты дәйектілікпен немесе қоса салыстыра қарау рәсімі;

21) машина жазбалары – компьютерлік ақпаратты электронды-есептеу техникасынан тыс сақтауға мүмкіндік беретін құрылғылар: магнитті дискілер, дискеттер, магнитті таспалар және басқа материалдық жазбалар;

22) «bmp», «gif», «tiff», «vsd» – графикалық нысанның кеңейтілген файлдарының үлгілері

23) «Times New Roman», «KZ Times New Roman» — компьютерлік шрифтердің үлгілері;

24) уәкілетті бөлімше – Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне, іс қағаздарын жүргізу кезінде міндетті Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарттарына, мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның (бұдан әрі – орталық мемлекеттік мұрағат мекемесі) әдістемелік ұсынымдарына сәйкес іс қағаздары мен мұрағатты ұйымдастыруды, бөлімшелерде іс қағаздарының жай-күйіне жоспарлы тексеруді жүзеге асыратын орталық аппараттың бөлімшесі;

25) ішкі хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері арасында жүзеге асырылатын (берілетін)  хат жазысу (хаттар, құжаттар, материалдар).

 

Құжаттарды жасау және ресімдеу тәртібі

16. Осы Ережеде Мекемеде құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережелері мен олардың деректемелері айқындалады, құжаттардың құрамын, нысандарын, сондай-ақ құжаттармен жұмыс жүргізу бірегейлендіріледі.

17. Құжаттарды әзірлеу сапасы және ондағы деректердің шынайылығы үшін жауапкершілік құжатты әзірлеген, бұрыштама қойған және қол қойған (бекіткен) адамдарға жүктеледі