Мекеменің басқару қызметі кадрларды іріктеуді және орналастыруды, азаматтарды жұмысқа қабылдауды, басқа жұмысқа ауыстыруды және босатуды да қамтиды. Қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, босату, кезекті еңбек демалысын беру, көтермелеу кезінде ресімделетін құжаттар жеке құрам бойынша құжаттар тобын құрайды. Бұл жеке құрам бойынша бұйрықтар, өтініштер, мінездемелер, еңбек кітапшалары, жеке карточкалар, сондай-ақ жеке іске тігілетін барлық құжаттар.

Кадр құжаттарының маңызы оларда азаматтардың еңбек етуге, білім алуға, зейнетақымен қамсыздануға және басқаларына құқықтарын іске асыруға қажетті мәліметтер белгіленетіндігінен көрінеді. Ал бухгалтерлік есеп үшін кадр құжаттары бастапқы есептік құжат болып табылады. Осы құжаттар негізінде бухгалтерлік есеп жүргізіледі. Сөйтіп, жеке құрам бойынша бұйрықтардың негізінде бухгалтер жалақы, үстемақы, сыйлықақы, іссапар шығыстарын және с.с.-ды есептеп төлейді.

Кадр құжаттарын жүргізуге қойылатын талаптар Қазақстан Республикасының тиісті заң актілерінде белгіленген. Бастапқы есептік құжаттардың бірегейлендірілген нысандары бекітілген. Қажетіне қарай осы бастапқы есептік құжаттарға қосымша деректемелер енгізуге болады. Бұл ретте бастапқы есептік құжаттың бірегейлендірілген нысандарының барлық деректемелері (коды, нысанның нөмірі, құжаттың атауы) толығымен сақталады. Бірегейлендірілген нысанның кейбір деректемелерін жоюға жол берілмейді.

Енгізілетін өзгерістер ұйымның тиісті ұйымдық-құқықтық құжатымен (бұйрық) ресімделуі керек.

Кадрларды есепке алуға байланысты құжаттар нысанына мыналар жатады:

√ Қызметкерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрық (өкім);

√ Қызметкерлерді жұмысқа қабылдау туралы бұйрық (өкім);

√ Мемлекеттік қызметшінің жеке карточкасы;

√ Штаттық кесте;

√ Кезекті еңбек демалысының кестесі;

√ Ғылыми, ғалым-педагог қызметкерлерді есепке алу карточкасы;

√ Қызметкерді басқа жұмысқа ауыстыру туралы бұйрық (өкім);

√ Қызметкерге кезекті еңбек демалысын беру туралы бұйрық (өкім);

√ Қызметкермен жасалған еңбек шартын тоқтату (бұзу) туралы бұйрық (өкім);

√ Қызметкерді іссапарға жіберу туралы бұйрық (өкім);

√ Іссапар куәлігі;

√ Іссапарға жіберуге арналған қызметтік тапсырма және оның орындалуы туралы есеп;

√ Қызметкерді көтермелеу туралы бұйрық (өкім).

Алайда осы нысандарды пайдалану кезінде оны бұлжытпай қайталау міндетті емес. Жоғарыда айтқанымыздай, оған азды-көпті өзгерістер енгізуге болады.

Келтірілген құжаттардың нысаны кадрлық операцияларды толықтай қамтымайды. Жекелеген жағдайларда жеке құрам бойынша бұйрықтар басқадай да жасалады. Мысалы, өндіріп алу, тегін ауыстыру, міндетін атқару туралы және с.с. Осы тектес құжаттарды жиі жасауға тура келсе, кәсіпорынның өз ішінде қолданылатын үлгі нысанын жасап, оны бұйрықпен бекітіп алуға болады.

Жеке құрам бойынша құжаттарға төмендегілер жатады:

● түйіндеме (резюме);

● өтініш (жұмысқа қабылдау, босату, ауыстыру туралы);

● жеке құрам бойынша бұйрықтар;

● еңбек кітапшалары;

● жеке істер;

● жеке карточкалар;

● еңбекақысы жөніндегі жеке шоттар және басқалары.