Белгілі бір құжат түрін ресімдеу үшін (бұйрықты, қызметтік хатты және т.б.) кестеде тізілген барлық деректеме қажет болмайды, соның бірқатары ғана қолданылады. Мұнда біз дайындап отырған құжатқа осы тізімде келтірілген деректемелердің қайсысын алу керек, оларды қалайша орналастыру керек, мұның бәрі стандартта қатаң белгіленген.

Құжат формуляры деп құжатта стандартта белгіленген ретпен орналастырылған деректемелер жиынтығы аталады.

Сөйтіп, актінің формуляры, хаттаманың формуляры, бұйрықтың формуляры және т.б. туралы айтуға болады. Мысалы, актінің формулярына актілерде ресімделетін деректемелердің тізбесі мен тәртібі кіреді:

1. Акті жалпы бланкте ресімделеді.

2. Бекіту грифі (белгісі).

3. Құжат түрінің атауы.

4. Құжатты жасау күні.

5. Құжатты жасау орны.

6. Мәтіннің тақырыбы.

7. Мәтін.

8. Қосымшасының бар екендігі туралы белгі (егер қажет болса).

9. Акті жасаушы комиссия мүшелерінің қолдары.

10. Орындаушының тегі және телефон нөмірі.